Esquemas

ESQUEMAS

Un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder aplicar un esquema el documento debe estar organizado en niveles, es decir que el documento se pueda dividir en puntos y que en el interior de esos puntos existan puntos secundarios, terciarios, etc.

1 - Crear el esquema antes de redactar el texto del documento.

- Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visión esquema. Desde la pestaña Vista > Esquema.

Se abrirá la pestaña Esquema, que veremos con detalle en el punto siguiente.

 Escribimos el primer título o punto de nuestro documento y veremos como Word le asigna Título 1 y Nivel de esquema 1.

utilizando los botones  de la pestaña .

pulsamos la tecla INTRO y podremos escribir el siguiente título con el mismo nivel de esquema en el que estábamos, si queremos bajar un nivel pulsamos el botón ,y si queremos subir un nivel pulsamos el botón  . También puedes utilizar el resto de los botones de la pestaña Esquema .

2 - Crear el esquema después de tener el documento redactado.

Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastará asignarles el nivel correspondiente (nivel 1, nivel 2...). 

Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:

 a) Utilizando los estilos de títulos predefinidos que nos ofrece Word, Título 1, Título 2... Título 9.

 Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el título.

- Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el título que corresponda. 

b) La segunda opción es definirnos nuestros propios estilos de títulosy asignarles el nivel de esquema que creamos conveniente.

 Para asignar un nivel de esquema al estilo hay que situarse en el cuadro de diálogo Nuevo estilo y pulsar en el botón de la parte inferior izquierda llamado Formato. Se abrirá un desplegable, elegimos Párrafo y aparecerá un cuadro de diálogo como el de la imagen.
En la parte superior del cuadro está la opción Nivel de esquema, donde podemos elegir el nivel que deseemos.Por ejemplo en la imagen tenemos seleccionado el Nivel 2.

c) La tercera opción para asignar niveles de esquema, es utilizar losbotones de la pestaña Esquema.

 Pestaña de Esquema

  Para ver el esquema creado debemos acceder a la pestaña Vista y cambiar la vista a Esquema.

Además de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaña Esquema que vemos en la imagen de abajo.

funcionalidad de cada botón de la barra de esquema.

Los botones  modifican el nivel del texto seleccionado.

 Subir y  Bajar. Trasladan el título seleccionado y todo lo que él incluye una línea arriba o abajo respectivamente. Estas funciones las veremos con más detalle.

 Expandir y  Contraer. Expande el texto contraído, o contrae el texto expandido. Es decir, muestra u oculta el texto de un determinado nivel.

. Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si seleccionamos todos los niveles mostrará el documento al completo.

. Si tenemos el documento expandido completamente al pulsar sobre este botón nos mostrará únicamente la primera línea de los párrafos.

. Sirve para ver el texto con el formato que tengamos definido.

Con el botón  conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel 1 independientemente del nivel que tenía anteriormente.

  ACTIVIDAD

• Observa que cada título de Nivel 1 contiene dos puntos dedicados a Ejercicios y a Soluciones de los ejercicios. Su nivel actual es el 2, disminúyelo a un Nivel 3.
• Luego, muestra sólo los elementos del Nivel 2.
• Muestra ahora hasta el Nivel 3 y utiliza esta vista para devolver a los ejercicios y soluciones su nivel original, el 2.
• Expande y contrae el apartado 3.1. Definiciones.
• Muestra y oculta el formato de los títulos.
• Cierra la vista esquema y el documento sin guardar los cambios.

PLANTILLAS EN WORD

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la estructura y el formato de los elementos que contendrá: estilo y tamaño de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeración de páginas, cabeceras y pies de página, etc. Es útil utilizarla cuando vamos a generar documentos idénticos en los que sólo cambian los datos, como en un fax, un currículum o una factura.

Al crear un documento a partir de ella, los datos que introduzcamos y los cambios que apliquemos se guardarán en un documento normal de Word de tipo .docx, sin alterar la plantilla.

Elementos que se guardan en una plantilla

Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan definido en ellas.

- Las modificaciones en la barras de herramientas. Si añadimos o quitamos iconos estas modificaciones también se guardarán en la plantilla.

- Si creamos o modificamos entradas de Autotexto también se almacenarán en la plantilla.

- Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.

Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word.

 De esta forma, cuando hacemos clic en el botón Predeterminar en alguna opción para forzar a Word a aplicar valores distintos por defecto, lo que realmente hace el sistema es modificar la plantilla con la nueva preferencia.

También podemos modificar la plantilla Normal.dotm abriéndola normalmente desde Word, como un documento cualquiera. Para abrirla será necesario saber dónde está. Averiguarlo es sencillo. En Archivo > Opciones > Avanzadas encontraremos al final de todo el botón Ubicaciones de archivos.... Si hacemos clic en él se abrirá una ventana donde está la ruta de los archivos. Nos interesa la ruta de las Plantillas personales. Podemos copiar la ruta y luego lo único que resta hacer es ir a Archivo > Abrir y buscar la plantilla en la ruta que acabamos de averiguar.

 Utilización de las plantillas de Word

Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo > Nuevo.

 Normalmente hacíamos clic en Documento en blanco para crea un nuevo documento. Para utilizar una plantilla deberemos utilizar las otras opciones disponibles. Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:

Plantillas prediseñadas. Son las creadas por Microsoft que aparecen en la pantalla, dentro de la sección DESTACADA, por ejemplo, Espaciado simple. Como veremos más adelante, nosotros también podemos crear plantillas, si ya hemos creado alguna aparecerá al hacer clic en la sección PERSONAL. En cualquier caso, para usar una plantilla basta hacer clic sobre una de ellas y luego pulsar Crear.

 Buscar plantillas en línea. Permite buscar en Office.com. Siempre y cuando tengamos acceso a internet.

 Una vez has utilizado el cuadro de búsqueda, en la parte derecha aparece una lista de categorías relacionadas con la búsqueda. Puedes hacer clic en una categoría para buscar plantillas dentro de la misma.

 El proceso para utilizar la plantilla siempre será el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y pulsar el botón Crear que aparecerá debajo junto a la previsualización.

Observa que en la esquina superior derecha está el botón  Anclar que hace que la plantilla quede fijada en la página que aparece al crear un documento Nuevo. 

ACTIVIDAD

Los estudiantes realizarán el siguiente ejercicio para trabajar con plantillas:

Ejercicio 1: Utilizar plantillas preinstaladas

En este ejercicio veremos qué fácil resulta realizar un currículum partiendo de una plantilla ya existente.

1. Abre Word.
2. En la ficha Archivo, selecciona Nuevo. Aparecerá una pantalla con un cuadro de búsqueda, escribe curriculum.
3. Utiliza la barra de desplazamiento para ir viendo las plantillas disponibles. Están ordenadas alfabéticamente.
4. Selecciona Currículu (Diseño origen) u otra similar, haciendo clic sobre ella.
5. Pulsa el botón Crear. El resultado será similar al siguiente:
   
6. Lo único que deberemos hacer es rellenar la información y guardar el documento normalmente. No es necesario que lo rellenes todo, si no quieres. Realiza cualquier modificación y guarda el documento con el nombre Documento a partir de plantilla.
7. Luego, ciérralo.
8. Repite la operación: Archivo > Nuevo > Selecciona la plantilla Currículo (Diseño origen) que ahora debe aparecer en la primera página puesto que la has utilizado recientemente, crea un documento a partir de ella. El resultado será el mismo que la primera vez y no se apreciarán las modificaciones realizadas, porque la plantilla no ha sido modificada, sólo se ha utilizado para crear un documento a partir de ella.

Ejercicio # 2

Utilizando una de las plantillas prediseñadas para invitaciones, crear una usando todas las herramientas disponibles y creativamente realizarla; color, tipo de letra, imágenes, formato etc.

Organigramas y Diagramas

ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS

Un organigrama es un elemento gráfico que representa una organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí. 

                      

 Crear organigrama

Para insertar un diagrama debemos:

- Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.

- Se abrirá este cuadro de diálogo, donde deberás seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el botón Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarquía.

Nos dibuja un organigrama básico de varios niveles similar al que puedes ver en la siguiente figura.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos, o utilizar el panel de texto que aparece en la siguiente imagen 

 

Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.

 Agregar formas

 Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el triángulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es único no puede tener compañero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A.

Un Compañero se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo B es compañero de C y viceversa.

Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A.

 Modificar el diseño

 

El botón Diseño  sirve para modificar el diseño del organigrama. Para activarlo hay que seleccionar un elemento del organigrama.

Estándar. Es el diseño que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que vemos en la imagen

Dependientes a ambos lados.se basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto se sitúan o bien a la izquierda o bien a la derecha.

Autodiseño. También podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro del organigrama. Es tan fácil como hacer clic, arrastrar y soltar.

 Cambiar el orden de los elementos.

 Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de derecha a izquierda.

Utilizando esta función podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con un solo clic:

 Cambiar el diseño.

Debido a que Word organiza los diagramas en categorías, podemos intercambiar el diseño de nuestro diagrama por uno de su misma categoría con un solo clic. Lo haremos desde la pestaña Diseño > grupo Diseños:

Bastará con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuará automáticamente. También podemos seleccionar la opción Más diseños para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un gráfico SmartArt, cuando cambiamos de categoría de diagrama, la estructura puede que no sea la misma,  a la hora de convertir un diagrama en otro será su estructura en el Panel de texto.

 El Panel de texto.

 Con este botón podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro diagrama.

Además de añadir las formas como hemos visto hasta ahora también podemos editarlo utilizando este panel.

Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus propiedades desde la pestaña Inicio. Para añadir nuevos elementos sitúate en el lugar que quieras insertarlo y pulsa INTRO. Se creará un nuevo elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo, o las teclas Shift + Tabulador para moverlo a un nivel superior.

Para eliminar elemento, sitúate en el lugar que quieras borrar y pulsa RETROCESO.

ACTIVIDAD

Los estudiantes van a crear un organigrama típico en el ámbito empresarial, realizando los siguientes pasos:

1. Abre un nuevo documento en blanco.
2. En la pestaña Insertar selecciona la opción SmartArt.
   Aparece el diálogo Elegir un gráfico SmartArt.
3. Selecciona la categoría Jerarquía y escoge el primer elemento que se corresponde con un Organigrama. Luego, pulsa Aceptar.
   Se dibuja el organigrama en el documento y aparecen sus pestañas específicas en la cinta.
4. Si el Panel de texto no ha aparecido, en la pestaña Diseño, grupo Crear gráfico, haz clic sobre la herramienta Panel de texto.
   Se mostrará el panel con el esquema de contenido del diagrama. Trabajaremos con él.
5. En el primer elemento, escribe Dirección.
6. El segundo elemento es de tipo asistente, no un subordinado. En este caso no lo necesitamos, así que hacemos clic en él y pulsamos dos veces RETROCESO para eliminarlo.
7. Los siguientes tres elementos serán, por orden, Departamento RRHH, Departamento financiero y Producción.
   
8. Vamos a añadir los subordinados Mercado y Marketing a Dirección. Lo haremos desde el Panel de texto. Para ello, haz clic al final del texto Producción y pulsa INTRO.
   Se creará un nuevo elemento donde podrás introducir el texto Mercado. Pulsa INTRO de nuevo y escribe Marketing. Observa cómo ha cambiado el diagrama.
   Esto mismo se podría haber realizado gráficamente, seleccionando el elemento padre y pulsando el botón 
9. En el Panel de texto, sitúa el punto de inserción tras la palabra Mercado y pulsa INTRO. Se creará un nuevo elemento al mismo nivel. Para indicar que se trata de un subordinado, pulsa la tecla TAB. Ahora, escribe Compra. Pulsa INTRO y se creará otro elemento al mismo nivel que Compra, esta vez escribe Venta. El resultado será el siguiente:
   
10. Guarda el documento con el nombre Organigrama empresa.